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2019/11/6 15:15:06 發表信管網

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49分一次通過

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    2016年5月,我作為項目經理參加了某市扶貧辦的精準扶貧信息管理系統的建設。該項目中標價890萬,工期9個月。該系統要求可以通過b/s、手機客戶端兩種接入方式來實現該市和下屬19個區縣的扶貧數據采集、統計和分析,建立市縣鄉村四級的扶貧信息網絡,實現扶貧全過程大數據管理,為精準扶貧工作提供信息服務和決策支持。2017年2月,系統通過正式驗收后順利上線,到目前運行良好,達到了預期目標,獲得扶貧辦的高度認可。

    本文以該項目為例,結合我的實際工作經驗,從規劃范圍管理、收集需求、定義范圍、創建工作分解結構、確認范圍、控制范圍六個過程來闡述我是如何進行范圍管理、防止項目范圍發生蔓延,確保項目獲得成功的。

    正文

    長期以來,政府一直采用粗放的扶貧工作方式,扶貧數字由基層估算推測后層層上報,扶貧資金漫天撒花,扶貧措施缺乏針對性,扶貧工作成效低下,造成了年年扶貧年年貧的局面。為了確保完成到2020年實現中央下達的所有貧困地區和貧困人口一道邁入全面小康社會的任務,政府扶貧辦迫切需要掌握更準確的貧困人口基本情況,動態把握扶貧工作進展情況,然后采取針對性強,作用效果直接的措施,在這個背景下該市政府決定開發精準扶貧信息管理系統。我公司中標該項目,中標價890萬,工期九個月,采用項目型組織結構。

    該系統使用java語言編程和j2ee技術架構,數據庫采用oracle11g,可以實現b/s、手機客戶端雙接入。該系統包括扶貧政策、幫扶對象、數據統計、幫扶日志、扶貧工程和成果、扶貧監督六個模塊,旨在建立一套集扶貧對象信息采集、數據統計、精確幫扶、精確管理、幫扶成效反饋于一體的系統,主要包括五大功能(1)數據采集功能。采集該市和下屬的19個區縣的大約21萬貧困人口的基本資料,為每位貧困戶建立電子檔案,包括《貧困戶基本信息表》和《貧困戶需求情況表》。(2)統計功能。實現對已脫貧人數/待脫貧人數、貧困類型統計、貧困戶行政區域分布、幫扶效果多角度的統計。(3)分析和決策支持功能,通過大數據分析造成貧困的根本原因,為領導提供決策支持。(4)扶貧政策、信息發布功能。(五)扶貧干部管理功能。對7000名扶貧干部的幫扶過程進行記錄和考核。

     

     

     

     

     

    (范圍)

     

     

    由于政府面臨的扶貧工作時間緊,任務重,所以對我們也提出了很高的要求,要求在2017年2月該市市級兩會召開前必須上線,向市兩會獻禮。如果這次不能按時完工,不但會導致政府領導不滿意,還會喪失以后繼續跟政府合作的機會。而含糊的需求和頻繁的范圍變更會使進度拖延,成本超支,是導致項目失敗最常見的原因。下面以該項目為例,結合我的實際工作經驗,從以下六個過程來闡述我是如何對范圍進行全方位管理的。

    規劃范圍管理。

    這次中標的主要原因還是因為金額較低和完全承諾了苛刻的工期要求。雖然時間緊,任務重,但是磨刀不誤砍柴工,越是工期緊張,資源匱乏,就越需要制定一個好計劃,科學合理的安排項目各項工作。

    此系統跟我們單位開發的民政信息系統有較高的相似性,于是我們果斷采用拿來主義,利用組織過程資產中的計劃模板,結合項目章程,項目管理計劃,制定了初步計劃,然后組織各方討論,根據各方建議修正后形成了本項目的范圍管理計劃和需求管理計劃。

    收集需求。

    即確定、記錄和管理干系人的需要的過程。在這個過程我要求項目組成員必須洞悉客戶最高層的業務需求,搞明白為什么做這個項目;要引導客戶認真對待,不能想到哪兒算哪兒。

    我們首先列出了一份主要干系人清單,主要包括該市主管扶貧的副市長、扶貧辦主任、扶貧辦信息科科長、一般扶貧干部、貧困對象。然后兵分兩路,一路去拜訪有簽字權的分管扶貧工作的各級領導,著重調查他們對系統的需求;一路去通過調查問卷的方式去調查一般扶貧干部、扶貧對象。最后將收集到的需求進行分析,分類、歸納形成了初步的軟件規格說明書,并開發出了一個簡單的系統原型進行演示,根據他們的意見修改完善,形成了最終的需求規格說明書,然后組織各方進行評審簽字。

    定義范圍

    即明確邊界,制定項目和產品詳細描述的過程。

    收集完需求后,我們便進行了產品分析,制定了范圍說明書。主要包括以下幾方面內容(1)精準扶貧信息系統的范圍,主要包括扶貧對象的數據采集、統計、分析和信息發布、扶貧干部管理五個功能(2)可交付物為應用程序、源代碼以及各類項目文檔。(3)驗收標準能實現扶貧全過程的信息化管理。(4)制約因素工期,兩會前必須完工投入使用。(5)項目的除外責任及假設條件。

    創建工作分解結構

    工作分解結構是項目管理工作的基礎,是以可交付成果為導向的工作層級分解,是成本和進度估算的基礎。

    我動員項目組全體人員積極參與,將本項目的六個模塊和項目管理工作逐層分解,采用列表式結構,嚴格遵守創建wbs的八個基本原則,確定責任人,防止團隊中有人濫竽充數甚至鍍金行為,編制wbs詞典,得到了范圍基準。

    確認范圍。

    就是不斷地與客戶進行范圍確認,與客戶驗收每一項可交付成果。每一項可交付成果完成后,我要求項目組內部先進行測試和檢驗,然后再組織各方進行驗收。

    電子政務類項目的典型特點就是客戶方強勢,雙方地位不對等,不能完全按照合同辦事;政府內部關系復雜,工作流程繁瑣,一點小事都需要層層領導簽字。一說指導項目,各級領導講起來頭頭是道,常把別以為我不懂掛嘴邊,一說簽字,就說看不明白,不能簽字出了錯負責不起。在這個過程,我告訴項目組成員,要堅持真誠比技巧更重要的原則去跟政府方面的領導去溝通,耐心講解,打好感情牌,千萬不能油腔滑調,要用最樸素的真誠打消他們的顧慮,來配合我們完成各個階段的驗收。

    控制范圍。

    導致范圍變更的原因主要是外部環境的變化,比如政策的變化,計劃的紕漏,新技術方案的出現,組織的變化,客戶要求的變化等等。如果不對范圍變更加以控制,任由變更盲目發生,必將導致范圍蔓延,危及項目成敗。特別是作為電子政務類項目,面對一個強勢的甲方,常常因為領導一句話就要變更,更有必要建立制度來減少隨意變更的發生。為此,我牽頭制定了《項目變更管理辦法》,明確變更的控制流程,并成立了由主管扶貧工作副市長、扶貧辦主任、我和公司副總經理組成的變更控制委員會,同時建立了配置管理系統。

       規范的變更管理和配置管理對控制本項目的范圍蔓延起到了良好的效果。在系統即將交付時,扶貧辦領導提出希望能派兩名項目組成員來提供大約兩周的培訓服務,而合同和范圍說明書中并不包括此項內容,我們對變更可能造成的影響進行了分析:培訓工作比較簡單,派遣兩名實習生即可勝任;變更不會對已經完成的工作產生影響,只需再編寫一份培訓材料、制作培訓用的ppt即可。另外,由于培訓和公司不在同一座城市,會產生大約2萬元的差旅費,2名實習生的兩周的人工成本大約為8000元。而增加此項培訓服務有助于我們樹立良好口碑,取得再次跟政府合作的機會,帶來的長遠利益遠遠大于增加的成本。于是我向變更控制委員會提交了變更建議,得到批準后組織實施。政府領導對此十分滿意,不但在后邊的項目驗收環節十分配合,簽字十分痛快還主動為兩名培訓人員解決了食宿問題,為公司節省了一筆差旅費。

    由于項目組完善的范圍管理工作,項目范圍始終處于可控狀態,該系統自2017年2月通過驗收后正式上線,到目前運行良好,利用大數據實現了扶貧工作的精準管理,得到用戶單位的好評。我也認識到自己的不足之處:對導致需求變化因素認識不全面,對需求變化可能帶來的影響預估不足。近年來政府機構改革力度越來越大,政府職能也在不斷調整變化,這給項目帶來很大的變數,很可能一個部門的調整,整個項目就要從頭干,甚至被取消。項目管理是變理想為現實、化抽象為具體的一門科學和藝術,這些寶貴的這些經驗教訓,將指導我在以后的工作中加以改進。

     

發表于 2019/11/27 0:00:00

 

 

  
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