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論信息系統項目溝通管理論文
來源:信管網??2016年10月11日? 【信管網:項目管理師專業網站所有評論

以下論文由信管網2016上半年通過學員leesijia提供

我把我準備的論文貼在這里了。磨合了很久設計的結構,自認為可以用來參考。最后考的雖然是范圍管理,但是這里面的背景、案例和結構都可以用,小標題改一下,寫幾個范圍管理的工具就好了。(當然這個論文背景是東抄西抄抄來的,然后修修改改看起來和原來的有了一點差別。)

【摘要】

20145月,我作為項目經理參與了中石油某省銷售公司可視化管理平臺的建設,負責領導項目小組進行項目計劃實施以及全面監控項目運行情況。項目共投資700萬,工期為1年。該項目的主要目標是實現該省13個地市中石油加油站的現場管理、卸油安全、動態作業和資金安全等環節的可視化管理。

由于該項目工期較長、地域較廣、涉及干系人眾多,因而項目的溝通管理是成功的關鍵。在充分分析了該項目特點的基礎上,我們在溝通管理計劃編制、信息發布、績效報告、干系人管理四個方面采用了狀態評審會議等方法,對項目進行了管理。該項目于20155月通過了業主方終驗,贏得了用戶的好評。本文結合作者的實踐,以該項目為例,對信息系統項目建設中的溝通管理進行探討。

【正文】

隨著信息化建設的飛速發展,企業信息系統的數量逐年增加,其對應的數據量也快速攀升。在這樣的環境下,企業信息化管理變的復雜。大量的報表、報告數據增加了管理成本,分散的管控過程也缺乏全局觀,使得現有的信息系統不能有效地為企業提供管理和決策上的支持。因此,中石油xx省銷售公司決定啟動可視化管理平臺的建設,項目涉及到xx13個地市加油站、萬余個視頻監控攝像機以及原有安防報警等系統。該系統要求依托運營商提供的vpn網絡,將該省13個地市加油站已建的萬余個視頻監控攝像機、車輛出入信息以及安防報警系統進行全省聯網,對這些地點的現場管理、卸油安全、動態作業和資金安全等環節進行可視化管理。平臺采用c/s架構,即系統由客戶端和服務端兩部分組成。其中,客戶端基于.net4.0框架,采用c#語言開發;服務器端主要由中心管理單元、設備接入單元、數據轉發單元等模塊組成。中心管理單元采用java語言開發,數據庫采用oracle,訪問數據庫的中間件采用jdbc;設備接入單元和數據轉發單元采用c 語言開發,使用ace框架。其中客戶機視頻圖像顯示采用了directshow技術,以充分發揮計算機顯卡的gpu性能:在實際部署中,采用集散式兩級平臺的模式,即各地市平臺可以獨立管理所轄加油站的視頻、出入信息,而省平臺則可任意調用各地市公司所管理的資源;同時通過省公司授權,各地市公司可以互相訪問指定的資源。此項目采用公開招標的方式,我公司順利中標,由我擔任項目經理。項目于20145月簽訂了合同,總合同額700萬,要求在一年內全面竣工并投入使用。

由于該項目規模較大、地域較廣、涉及干系人較多,因此溝通管理尤為重要。在本項目中,我們除了對其余管理領域認真注意外,特別對溝通管理進行了重視。我們從溝通管理計劃編制、信息發布、績效報告、干系人管理等幾方面進行了管理,接下來我將介紹我們在這些方面中采用的方法和應對的問題。

一、溝通管理計劃編制

鑒于可視化管理平臺項目規模較大,干系人眾多,所以我們在項目前期就著手制定了溝通管理計劃。溝通管理計劃編制的關鍵部分就是對項目干系人進行分析。對項目干系人分析有兩個目的:一方面,可以確定不同的項目干系人的信息需求;另一方面,可以清楚辨別對項目干系人的影響從而采取相應的措施。由于項目中涉及到的干系人的期望和對結果的關注度不同,所以首先針對干系人進行分類。

針對該項目,我將干系人劃分為以下三類:一類干系人(中石油xx銷售公司的高層領導、各地市公司代表、加油站站長等)、二類干系人(我公司項目總監、采購、質量等部門的經理)、三類干系人(甲方委派的系統參與人員以及我公司項目團隊成員)。這三類干系人的關注點(信息需求)不同,需要采取的溝通方式也各不相同:一類干系人關注整體項目進度,所以溝通方式采用里程碑評審會議的方式,評審項目里程碑的成果以及是否可以展開下面的工作;二類干系人關注項目的具體花費和功能情況,所以溝通方式采用階段性評審會議的方式,在不同的階段,對項目成果進行階段性評審;三類干系人關注任務的完成,所以溝通方式采用定時召開周例會的方式,確保項目按照預期正常開展。

二、信息發布

項目管理計劃完成后,我們主要針對項目管理計劃中涉及到的干系人,通過信息收集和檢索系統,定期對視頻、出入、報警等信息進行的收集、整理、分類,并采用不同的方式進行信息發布。在具體實施過程中,對于一類干系人,我們采用電話和郵件結合的方式,將該項目的進度情況、各類會議評審報告,于每月月末發布;對于二類干系人,我們同樣采用電話和郵件結合的方式,將項目的完成功能、花費情況和內部評審會議報告,于月末進行發布;對于三類干系人,由于大部分都處于項目團隊內部,所以我們采用周例會的方式進行報告。

三、績效報告

績效報告與上述信息發布的不同,主要在于績效報告特指項目在關鍵的里程碑處正式發布信息,包括狀態報告、進展報告和預測。其主要目的是定時對績效進行測量,并且與制定的進度、質量、成本、范圍等基準進行比較,用圖表、數據等方式說明項目進展狀態;同時對現存的問題和風險加以分析,并為后續里程碑階段制定相應的計劃。例如,在本項目的設備接入單元編碼的過程中,我們通過掙值分析的方法,得到了關于范圍、進度、成本三項目標上的狀態報告。通過分析結果我們發現進度落后,成本超支,于是及時進行了調整,組織了人員培訓,并且采用了快速跟進等措施,追回了偏差??梢?,績效報告中可以清晰地看到項目當前狀態和進展情況,同時可以對項目的進展情況作出明確的測定和衡量。這有利于對項目的成本、進度、質量等方面進行整體有效的監控。

四、干系人管理

由于不同干系人的需求不同,所以就可能發生利益不一致,甚至沖突,所以干系人的行為可能就會與項目對干系人的期待背道而馳。干系人管理就是通過設定利益機制讓干系人認識到自己的利益將會通過項目進行強化,并且解決干系人直接的利益沖突。比如業主方信息處的領導總希望可視化管理平臺可接入更多廠家的網絡攝像機,而公司高層領導從公司的成本和軟件的穩定性考慮卻希望只接入市場幾個主流廠商的網絡攝像機。在溝通過程中,我既不能直接拒絕業主的要求,也不能強制施壓給公司領導一定要完全答應,于是,我與各地市的主管通過線上的會議溝通,對于整個中石油xx省加油站的攝像機的品牌進行了一個全面準確的統計,最終達成了共識:答應接入某品牌攝像機數量超過600臺的公司,另外的公司需要追加相應的費用。

經過我們團隊的不懈努力,歷時1年,本項目終于于20155通過了業主方信息處牽頭,財務處、加管處、安全處以及地市公司代表組成的驗收小組的終驗,得到了甲方的省公司、地市公司以及各專業線人員的一致好評。當然其中也出現了一些問題,比如技術人員都過于關心自己的績效完成情況,對于新人的請教沒有耐心解答和幫助。針對這樣的情況,我們及時發現,并決定定期組織人員的培訓或召開經驗交流會議,從而解決了這些問題。在實施過程中,我也總結出了一些經驗,在這里與大家分享:

1. 對待干系人管理要學會使用溝通的“軟技巧”,比如溝通內外有別,對內有分歧,對外要一致;善于使用非正式溝通,建立融洽的溝通氛圍;采用對方能接受的溝通風格,注意肢體語言等等。

2. 采取高效會議方案”,比如事先擬好例會制度,放棄不必要的會議、準確發布會議通知等等。

3.學會“需求溝通”或者“引導式溝通”等方式充分了解干系人的意愿,從而使溝通管理更加有效。



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