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論信息系統項目的溝通管理論文范文
來源:信管網??2016年10月19日? 【信管網:項目管理師專業網站所有評論

論信息系統項目的溝通管理

摘要:

2015年3月我參與了XX市XX大學的信息系統擴建、升級和改造項目的管理工作。在項目過程中擔任項目經理。合同規定必須在2015年9月1日前完成驗收。項目的目標明確,但可交付物構成復雜。其中包括新建教學樓的綜合布線、設備安裝、調試。原有教學樓和宿舍樓的線路改造,設備更換。項目還要求解決園區信息系統的網速慢,登陸困難等問題。并且在原信息系統上升級、新增功能模塊。對于這樣一個時間緊、任務重的項目,要想達到項目各干系人的期望,讓項目各干系人滿意。我認為溝通管理是項目的重點。因此我編制了詳細的溝通管理計劃,計劃規定了如何進行信息發布、績效報告發布、項目干系人管理等。并且根據不同的干系人制訂了不同的溝通模版,統一了信息對外發布接口,防止信息發布不完整。由于對項目加強了溝通管理,因此保證了項目圓滿完成,并且得到了客戶的好評。但是仍然有一些不足之處,需要在今后的項目中加強管理,才能百尺竿頭,更進一步。

正文:

隨著信息時代的來臨,信息網絡在我國正處于飛速發展的階段。學校作為教育的前沿重地,為我國未來信息化人才提供重要的學習環境。因此,校園網絡的規模和應用水平將是體現學校教學環境和科研力量的重要組成部分。

2015年初XX市XX大學實施了教學樓、宿舍樓的新建、擴建工程。由于該校的校園網絡始建于90年代,其間也經過部分更新換代,但已遠遠不能滿足當今網絡飛速發展的需求。因此,借著校舍改造的契機,進行大規模的網絡擴建、改造已經是事在必行。

項目采用了公開招標的方式,我公司參與了投標,并順利中標。于2015年初簽訂了合同。并迅速成立了項目組,我任項目經理。合同規定必須在2015年9月1日前完成驗收。如果延期將對學校運行造成影響,并且公司也得承擔相應的違約責任。項目目標明確,將新建的教學樓進行綜合布線、設備安裝。舊教學樓線路改造、設備更新,又要盡可能兼顧原有的設備,如將原來的匯聚交換機降級為接入交換機。原信息系統增加功能模塊,主要有網上教學、視頻會議、計算機輔助考試等。系統集成就是根據用戶的需求,將組成方案的硬件、軟件、業務等進行有機

的組合,達到滿足用戶需求的完整體系。該系統集成的項目是一個多任務、多人員、工期緊、技術開發和用戶需求相結合為特點的項目。系統集成在項目實施過程中需要眾多人員的配合協作,在集成后需要通過用戶的驗收。因此,實施科學的溝通管理,對項目的成功具有不可低估的作用。

凡事要有計劃,首先我進行溝通管理計劃的編制。溝通管理計劃關鍵部分是干系人分析,哪些是項目干系人,他們對于項目的收益水平和影響程度如何,確定誰需要什么信息,何時需要,以及應該怎樣分發信息。我以項目合同、項目章程、項目管理計劃、項目范圍說明書等資料為依據,通過使用項目干系人分析,溝通需求分析等技術編制了詳細的溝通管理計劃。其中規定了溝通的內容及結果的處理、收集、分發、保存的程序和方式,以及報告、數據、技術資料等信息的流向都進行了詳細的定義。在項目中我對項目干系人實行了分級管理。不同的干系人需求的資料不同、時間跨度不同、溝通的方法也不同。

信息分發是向項目干系人及時地提供所需的信息。根據溝通管理計劃所涉及的不同干系人,我采用不同的信息發布方式。每月的第一天我對上月進度狀況進行整理,形成報告并在三日內以電子郵件的形式發給公司和客戶的管理層。并將預計的里程碑評審日期一同發布,方便管理層進行日程安排。每月四號通過公司局域網向內部業務人員和技術人員發布上月的進度狀況,包括績效狀況,讓每個人都了解自己是否跟上了進度。由于工程組和技術組的工作性質和內容不同,所以將例會報告、項目各種技術評審報告和項目所有技術文檔由配置管理員每周更新到團隊共享的項目管理數據庫。項目成員可以隨時進行檢索和查看。

績效報告主要是為了定時進行工作匯報,與指定的進度、質量、范圍等基準進行比較,找出實際與計劃之間的偏差。針對不同的干系人,采取的績效報告方式也不同。對于校方管理層,他們關心項目進展情況。所以采用里程碑會議的評審方式進行績效匯報,記錄評審結果和變更要求。對于公司管理層則全面關心進度、成本、質量以及預測。所以績效報告雖然也是按月發布,但內容也更為詳盡。對于項目組成員,我要求每人通過內網項目管理系統每周填寫工作報告,并不定期進行檢查以獲取真實的績效信息,將這些信息進行統計以形成績效報告。

任何項目的成功都離不開有效的溝通,項目干系人管理就是對項目溝通進行管理,以滿足信息需求者的需求并解決項目干系人之間的問題,我對此尤為重視,

并且特別重視與項目關鍵干系人進行非正式的會談,通過會談了解干系人的一些隱含的、間接的和未來的期望。并且經常收到意想不到的效果。

項目最終按時、按質的完成后,我將項目中的經驗、教訓進行了總結,并且納入公司的數據庫中,給以后的項目提供參考。例如:

一、良好的溝通可以使項目按部就班的進行,并且為變更管理提供有力的支持。例如項目接近尾聲時,通過溝通我知到學校的另一個項目:一棟新建的宿舍樓剛剛完工,校方有進行綜合布線的期望,但它并不在本期項目之中。我知道如果進行變更的話,肯定會影響項目進度不能按時完工。校方領導采納了我的建議,將此變更列為二期工程。因此保證了本項目的按期完成。

二、項目過程中有一重要的項目技術員生病住院,如果不能找到替補的話,將會嚴重影響項目進度,甚至可能項目超時,我立即向公司領導匯報,從人力資源經理處調來員工資料查找到適合的員工。但此人去在進行另一個項目,所以我與另一個項目的經理進行溝通,將人員借用一段時間,才解決了危機。

回顧項目全過程,項目溝通管理起到了巨大的作用。也使我在實踐中對溝通管理有了更加深入的理解。為將來的項目積累了寶貴的經驗。在今后的項目中我會加強對溝通管理的重視,才能百尺竿頭,更進一步。



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