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論信息系統項目溝通管理論文范文
來源:信管網??2016年10月21日? 【信管網:項目管理師專業網站所有評論

【摘要】

2015年2月初我作為項目經理主導實施了某市某汽車股份有限公司MES項目,該項目投資650萬元人民幣,建設工期為13個月,通過該項目的建設解決了該工廠的多車型多批次小批量混線生產、線邊生產消耗拉動物料需求、供應商供貨管理、高位貨架管理、關重件掃描控制、質量問題追溯、一車一檔等問題,同時和企業的SAP、SRM、QNS系統做集成解決了企業的信息孤島問題。該項目于2016年3月份,通過了業主方的驗收,獲得了用戶的好評,并作為重點試點單位,向其他生產基地推廣實施。

本文結合作者的實際項目經驗,以該項目為例,討論了信息系統建設過程中的項目溝通管理,主要從以下幾方面進行闡述:1、識別項目干系人,并了解這些項目干系人對項目的收益和影響,誰需要什么樣的信息,什么時候需要。2、針對不同的項目干系人以合適的方式及時提供信息。3、收集項目的進度情況、狀態信息和預測信息,編制績效報告。4、對項目溝通進行管理,滿足信息需求者的需求,并解決項目干系人之間的問題。

【正文】

2015年2月初我作為項目經理主導實施了某市某汽車股份有限公司MES項目。系統上線后通過一系列的拉動關聯,重組和優化了公司的業務流程,構建起采購、供應商、物流倉庫、總裝車間、焊裝車間、涂裝車間、沖壓車間之間的內部集成的一體化系統,使整車生產的信息化管理程度和按需配送物料的及時響應度得到了明顯的提高。該項目開發語言采用C#.Net、J2EE,數據庫采用oracle 10g,中間件采

用weblogic10,系統采用C/S架構,數據庫服務器為RedHat Linux,應用服務器為windows server2003企業版,開發工具使用eclipse3.0 和Vs2008,其中應用服務器和數據庫服務器硬件均采用機架式IBM X3850系列。

眾所周知,在項目實施過程中,溝通管理占用項目經理工作量將近90%。而且由于本項目涉及到的系統多——需要4個系統做集成,人員廣——涉及到的開發團隊有3個,業務部門有7個,因此,在本項目中,溝通管理尤為重要。在本項目管理中,我作為項目經理除了對其余管理領域進行克制恪守的管理外,特別對溝通管理從以下幾個方面進行了管理。(過渡段)

一、 識別項目干系人,了解項目干系人的需求,編制溝通計劃

1、 識別項目干系人:項目開始后我作為項目經理帶領項目團隊(業務顧問2人,.Net 開發工程師3人,Java開發工程師2人,SAP開發工程師1人,測試工程師1人,項目配置管理員1人)深入甲方現場并協同甲方召開了項目啟動會,根據項目章程中的公司組織架構了解了參與本項目的各個項目干系人,如:總經理、生產副總、采購部部長、四大分廠廠長、物流部部長、以及關鍵操作崗的業務骨干。會后對項目干系人進行了分析和總結,生產副總負責項目所需資源的總協調,采購部長、四大分廠廠長、物流部部長和相關崗位的業務骨干負責需求的提出和系統上線后的具體使用,其中采購部長、四大分廠廠長和物流部長會對項目的收尾和驗收起決定作用,因

此我們在做需求和范圍定義的時候必須要充分考慮這個幾個部門的要求。

2、 了解項目干系人需求:從事多年項目管理經驗的我深知,需求是龍頭,因此帶領項目成員通過訪談、現場觀察、交流會的方式去挖掘各個項目干系人的需求。經過30多天的時間了解了各項目干系人對系統的功能需求、性能需求,編寫了項目需求文檔說明書,然后召集項目干系人進行需求的確認、評審和高層領導的會簽,確定了項目需求基線,為后期的項目管理確定了基礎。

3、 通過以上的項目干系人的識別分析和項目干系人需求的了解,我們確定了項目溝通計劃,確定了溝通的內容、方式、頻次、時間、地點和溝通時需要項目組提供的資料等,如:每周五上午8點在總裝廠會議室以現場會議的方式進行溝通,項目組所有人必須全部參加。項目經理以PPT的方式提供項目績效報告和在項目中遇到的問題,會議記錄以電子郵件的形式發送給項目組所有干系人并抄送給主管副總裁。

二、 采取合適的溝通方式把項目干系人的所需信息在合適的時間提供給項目干系人

1、 溝通方式和分發方式:在項目實施過程中,為了保證項目組有足夠的工作時間同時為了提高工作效率,我們采取了多溝通相結合的方式進行溝通。如:項目組內部的咨詢顧問2人、開發工程師4人、測試工程師、配置管理員出現問題的時候,我們及時的進行口頭溝通,盡快的解決問題,事后會把項目中遇到的問題和解決辦法

以電子郵件的形式分發。和用戶進行溝通時,我們采用正式的會議的溝通方式并結合文檔,所有的涉及到需求變更的、設計的、進度的、測試的、以及形成的相關決議的等信息必須以文檔的形式分發并歸檔。

2、 總結經驗教訓:由于本項目涉及的系統比較多,各種接口眾多,集成度要求高,在項目實施過程中總會出現業務設計和技術實現方面的問題,有時候解決一個問題需要查詢大量的資料才能解決,為了以后再遇到這種問題能夠很快的得到解決,我們在把問題解決后都整理成一個解決方案,并將方案分類是技術解決方案的還是經驗教訓的,將方案加入到我們知識庫中。如:我們的知識庫中已經包含了.NET 、J2EE、SAP、Webservice等總計超過15000條的經驗分享,這也是我們項目能夠成功實施的一個寶庫。

三、 了解項目進度情況、項目范圍、項目狀態、項目預測等信息,并編制項目績效報告

1、 收集項目績效信息:在項目管理過程中,我通過微軟的Project2010 進行項目計劃的管理。每天下午臨下班前半個小時,我會挨個了解當天的項目業務顧問設計情況、開發工程師的開發情況、測試工程師的測試情況和已完成任務的百分比,并在project中更新進度比例。定期收集經過項目內部評審過的設計說明書、測試計劃、用戶手冊等

2、 項目狀態評審:在項目實施過程中,我要求項目組內部每周四下午召開項目狀態評審會議,會議評審相關的接口設計說

明、測試用例和測試計劃、用戶手冊等,項目組內成員可以把在項目中遇到的問題提出討論解決,如果不能解決的我會協調公司其他的資源來協助解決。每周五上午和用戶部門召開項目例會,匯報項目績效報告和需求變更請求的討論。

四、 與項目干系人進行溝通協調,處理好項目干系人之間的關系

明確問題記錄和溝通方法:在每周和客戶之間的項目例會中,我會把系統中已發現的問題清單列出,和業務部門討論哪些問題需要系統提供功能實現的并明確責任人,哪些問題是屬于管理方面需要改善的,要讓項目干系人清楚的了解項目的進度情況和他們需求是否匹配。將在會議中形成的決議通過電子郵件發給項目干系人,避免由于信息溝通不暢引起的不滿。

【結尾】經過我們團隊的不懈努力,歷時13個月時間,本項目終于與2016年3月,通過了業主方組織的驗收,本項目的順利驗收,解決用戶企業整車生產多品種共線生產的問題,得到了業主方的好評,同時也為向其他生產基地重點推廣該項目奠定了基礎。本項目的成功得益于我成功的溝通管理。當然,在項目中還有一些不足之處,比如 :在項目的實施過程中,由于采購的條碼打印機無法打印,后來有供應商從廠家派遣技術人員過來才得到了解決,影響了供應商交付模塊的上線,不過,經過我后期的糾偏,并沒有對項目產生什么影響。在后續的學習和工作中,我將不斷的充電學習,同時進行業務交流,提升自己的業務和管理水平,力爭為我國信息化建設做出自己的努力。



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